ユーザー(作業員)の氏名とメールアドレスの登録

①作業員の方のメールアドレスをシステム登録し、メールでシステムへの個人情報の入力を促します。 メールで通知を受けた従業員の方に「個人情報の入力」の手順に従って、各自のPCやスマホで個人情報の入力をお願いしてください。

※個人情報の入力が困難な従業員の方の情報は、管理者が代行して行う事もできます。
詳しくは、「管理者による個人情報の確認と修正」をご覧ください。

②次に、システム管理者の方は、次のようなテキストファイルを作成し、 PCの任意フォルダに保存してください。

このファイルには、１行に１従業員分の「メールアドレス,姓, ミドルネーム名（無ければ空欄）」をカンマで区切り記述し、システムに登録します。

③m-collectorの画面に戻り、メニューからアップロードの項目をクリックし、 画面上の「ファイルを選択」ボタンをクリックします。 次に先ほど作成したファイルを「ファイル選択」で指定し、アップロードをクリックし、 少し待ちます。 アップロードに成功すると以下のような画面が表示されます。

正常に登録されたことを確認したら、画面上の「実行」ボタンをクリックし、 従業員に向けて「システムに登録された」旨を記したメールを送信します。

※もし、エラー画面が表示された場合には、作成したファイル形式が誤っている 可能性がありますので、再度ファイルの内容をご確認ください。

従業員の方

個人情報の入力

この手順では、従業員各自が個人情報を入力する手順についてご説明します。 従業員の方は「ユーザー（従業員）の氏名とメールアドレスの登録」で送信 した、メールアドレスにシステムへのログイン用ユーザーIDとパスワードが記載されていますので、それを利用し、システムへログインしてください。

①システムにログインすると、「証明書登録」メニューが表示されますので、そちらを選択してください。

②次に、個人情報を入力する画面が表示されますので、各項目に自分の情報を入力します。

証明書画像には、「運転免許証やパスポートなどの顔写真入りの証明書」及び「マイナンバー通知書」を１通づつ計２通をスマホやデジタルカメラで撮影して登録します。

※ 個人番号カードを取得された方については、１通で「顔写真入りの 証明書」と「マイナンバー通知書」の意味を兼ね備えているので、登録する画像も１枚で 構いません。

また、扶養者がいる場合は、画面下部の「扶養者を追加する」ボタンをクリックし、登録してください。

③入力が完了したら、画面下部の「更新」ボタンをクリックして作業を 終了します。

修正と確認

管理者による個人情報の確認と修正

「個人情報の入力」で従業員自身が自ら個人情報を入力をすることで、本システムでは個人情報の露出を最小限にして安全性を担保しています。しかしながら、なんらかの事情により従業員による個人情報の入力が困難な場合は、管理者が情報の入力を代行することができます。

※入力を代行する場合、個人情報のやり取りには細心の注意を払ってください。

メニューからユーザー一覧を選択します。

表示される従業員名の一覧から、入力を代行したい従業員名をクリックし、編集画面を開き、表示された画面に従って従業員の情報を入力し、編集します。

証明書登録の催促

管理者が、従業員のメールアドレスと氏名を登録してから起算して、３日以上通過しても証明書画像が登録されていない場合、本システム上ではナンバーが未登録として警告状態となります。

警告状態の従業員は「ユーザー一覧」上で背景が赤く表示され、「確認日」の項目に「メール送信」ボタンが表示されます。このようなユーザーに対しては、証明書の登録を促すメールを送信することができます。画面上の該当従業員の「メール送信」ボタンをクリックすることで、催促メールを送信することが出来ます。

本人性確認

個人情報とマインナンバー、証明書画像が登録されたのち、本人性確認を行います。マイナンバー法では、企業側が従業員により登録された証明書を元に、この情報が本人のものであることを確認することが義務付けられています。

メニューから「ユーザー一覧」を選択すると、証明書の登録された従業員については「アップロード日」に証明書画像の登録日が表示されます。 この登録日の部分をクリックすると、本人性確認の画面が表示されます。

本人性確認画面では、従業員本人及び扶養者の証明書画像やマイナンバーが一覧表示されますので、証明書とナンバーを照らし合わせ、本人性確認を行うことができます。確認に問題がない場合は、画面上の「証明書確認状況」を「済」として、確認日を入力します。確認が終了したら、画面下部の「更新」ボタンをクリックします。なお、期間内に証明書登録が済んでいないユーザーについても同様に背景が赤く表示されます。すべての背景が白くなっていれば、直近の登録以外は正常に管理されていると判断することができます。