m-collector

マイナンバー保存・管理システム
「m-collector」
スタートアップガイド

  

ここでは、初めてm-collectorを導入した企業の方が、
マイナンバーを保存・管理するまでの一般的な手順についてご説明します。

以下の手順を元に導入を行うことで、
スムーズにマイナンバーの管理体制を構築することができます。

なお、この手順に沿わないケースでも柔軟な対応方法をご用意しております。
不明な点はお問い合わせください。

雲 ログイン 雲

 

最初に、システムへのログインを行います。

ログイン画面

利用開始時に弊社よりお知らせした管理者ユーザーとパスワードを使って、
システムへのログインを行ってください。
ログインを行うと、次の画面のようなメニューが表示されます。

管理者:ログイン直後画面

各種の作業は、このようなメニューから項目を選ぶことで実施します。

雲 ユーザー(従業員)の氏名とメールアドレスの登録 雲

 

従業員の方のメールアドレスをシステムに登録し、
メールでシステムへの個人情報の入力を促します。

メールで通知を受けた従業員の方は、「個人情報の入力」の手順に従って、
各自がパソコンやスマートフォンで自身の個人情報を入力します。

パソコンやスマートフォンでの個人情報の入力が困難な従業員の方の情報は、
管理者が代行して行うこともできます。
「管理者による個人情報の確認と修正」をご覧ください。

まず、システム管理者の方は、次のようなテキストファイルを作成して、
パソコンの任意のフォルダに保存してください。

csv_sample_mail_name

このファイルは、1行に1従業員分の「メールアドレス,姓,ミドルネーム,名」を
カンマ区切りで記述したファイルとなります。
(※ミドルネームがない方は空欄で構いません)

ここに記述した内容(人数分のメールアドレスと氏名)を、
一括で本システムに登録します。

アップロード:管理者:ログイン直後画面

m-collectorの画面に戻り、メニューから「CSVアップロード」の項目をクリックします。

アップロード:管理者:csvアップロード画面:ファイル選択ボタン

画面上の「ファイルを選択」ボタンをクリックすると
出てくるファイル選択ボックスに
保存したファイルを指定し、選択します。

ファイルを選択したら、「アップロード」をクリックして少し待ちます。
データの処理に成功すると、次のような画面が表示されます(※)。

ファイルアップロード_送信ユーザー選択

画面上には登録した従業員の名称とメールアドレスが一覧で表示されます。
正常に登録されたことを確認したら、画面上の「実行」ボタンをクリックし、
従業員に向けて「システムに登録された」旨を記したメールを送信します。

(※)もし、次のようなエラー画面が表示された場合には、
作成したファイルの形式が誤っている可能性があります。
再度お間違えがないか、ファイルの内容をご確認ください。

管理者:csvアップロードエラー画面

雲 個人情報の入力 雲

 

この手順では、従業員各自が個人情報を入力する手順についてご説明します。

従業員の方は、手順「ユーザー(従業員)の氏名とメールアドレスの登録」で送信した
メールにシステムへのログイン用のユーザーIDとパスワードが記載されています。
このユーザーIDとパスワードを利用して、まずシステムへのログインを行います。

 
一般ユーザー:ログイン直後画面

システムにログインすると、次のように「証明書登録」とだけ表示されたメニューが
表示されますので、これを選択します。

次のように、個人情報を入力する画面が表示されますので、
各項目に自分の情報を入力します。

証明書登録_個人情報本人

証明書画像には、
運転免許証やパスポートなど顔写真入りの証明書」および「マイナンバー通知書
1通ずつ計2通、スマートフォンやデジタルカメラで撮影して登録します。

個人番号カードを取得された方については1通で
「顔写真入りの証明書」と「マイナンバー通知書」の意味を兼ね備えますので、
登録する画像も1枚で構いません。

証明書登録_扶養者追加

扶養者がいる場合には画面下部の「扶養者を追加する」ボタンをクリックして
扶養者の入力欄を追加します。

入力が完了したら、画面下部の「更新」ボタンを押して作業を終了します。

 

雲 管理者による個人情報の確認と修正 雲

 

「個人情報の入力」で従業員自身が自ら個人情報を入力することで、本システムでは
個人情報の露出を最小限にして安全性を担保しています。

しかしながら、なんらかの事情により従業員による個人情報の入力が困難な場合、
管理者がこうした情報の入力を代行することができます。
入力を代行する場合、個人情報のやり取りには細心の注意を払ってください。

 
ユーザー編集:管理者:ログイン直後画面

メニューから「ユーザー一覧」を選択します。

ユーザー編集:管理者:ユーザー一覧

表示される従業員名の一覧から、入力を代行したい従業員名をクリックし、
編集画面を開きます。

ユーザー編集全体

表示される画面に従い、従業員の情報を入力します。

雲 証明書登録の督促 雲

 

従業員のメールアドレスと氏名を登録してから起算して、
3日(※)以上経過しても証明書画像が登録されていない場合、
本システム上ではナンバーが未登録として警告状態となります。

(※)日数は「設定」から変更することができます

管理者:ユーザー一覧png2

警告状態の従業員は、「ユーザー一覧」上で背景が赤く表示され、
「確認日」の項目に「メール送信」ボタンが表示されます。

このようなユーザーに対しては証明書の登録を促すメールを送信することができます。
画面上の該当従業員の「メール送信」ボタンをクリックすることで、督促メールを送信することができます。

雲 本人性確認 雲

 

個人情報とマイナンバー、証明書画像が登録されたのちに、
本人性確認を行います。

マイナンバー法では、企業側が従業員により登録された証明書を元に、
この情報が本人のものであることを確認することが義務付けられています。

本システムにおいても、本人性確認の仕組みが導入されています。

マイナンバー確認から:管理者:ユーザー一覧

メニューから「ユーザー一覧」を選択すると、証明書の登録された従業員に
ついては「アップロード日」に証明書画像の登録日が表示されます。

この登録日の部分をクリックすると、本人性確認の画面が表示されます。

マイナンバー確認から:管理者:マイナンバー確認画面(ユーザー一覧から証明書表示をクリック)

本人性確認画面では、従業員本人及び扶養者の証明書画像やマイナンバーが
一覧表示されますので、証明書とナンバーを照らし合わせ、
本人性確認を行うことができます。

確認に問題がなかった場合は、画面上の「証明書確認状況」を「済」として、
確認日を入力します。

確認が終了したら、画面下部の「更新」ボタンをクリックします。

なお、期限内に証明書登録が済んでいないユーザーについても、
同様に背景が赤く表示されます。

すべての背景が白くなっていれば、直近の登録以外は正常に管理されていると
判断することができます。